予材管理クラウドスタッフの眞保です。
2019年がスタートしましたね！みなさん、お元気でしたか？
1月からは絶対達成LIVE新春セミナーが始まります。
私も帯同するため、北は札幌、南は福岡、全国7都市を回る予定です。
普段行くことが出来ない場所も多く、
全国各地に行けることがとても楽しみです！
出張にはパッキングがつきものですよね。
私は、出張や旅行に行くとき、なるべく荷物を少なくしています。
基本的に2泊3日だろうが、鞄1つで行きます。
それはなぜかというと、大きな荷物をもって、行動するのが苦手だからです。
階段の上り下り、人混みの中の移動を考えると、荷物は最小限にしたいです。
しかし、鞄1つで出かけるには、自分にとって、必要なものが何か明確になっていないといけません。いつも私は、出張の準備をするとき、何をもっていくのか、優先順位をつけています。
仕事での優先順位のつけ方
優先順位は仕事においても大切なことですよね。
今話題の【働き方改革】によって、生産性をあげることがキーワードになっています。限られた時間なかで成果を出していかなければいけません。
弊社も昨年の3月から、18時定時が17時30分に短くなりました。
30分早まると聞いた当初は、少し嬉しいなと思っていました。
しかし、実際に17時30分定時がスタートすると、仕事が時間までに終わらず、最初はとても戸惑いました。
たかが30分早くなっただけですが、定時が18時のときと同じように働いていては、時間内に仕事は終わりません。
そして、稼働時間は減っても、求められる成果はこれまでと同じレベルです。
限られた時間の中で成果を出していくには、必然的に優先順位をつけて仕事をしていく必要があります。
何を優先的に処理していくのか、そして、何をしないことに決めるのか、、、
より一層、優先順位を考えながら仕事を進めなくてはいけなくなりました。
仕事の優先順位設定をどうやって決めるの？
【優先順位をつける】と言っても、どれも重要に思える、そんなことはありませんか？
顧客か、社員か、安全面か、、業種によっても優先順位は変わってきます。
何を優先にして仕事を進めるのか、決めるのは難しいですよね。
そこで私が出会った考え方が「インバスケット」です。
「インバスケット」とは、未処理の仕事を効率よく片付けるためのビジネスシュミレーションゲームのことです。（※インバスケットとは、未処理箱という意味です）
インバスケット流！仕事の優先順位設定
インバスケットで優先順位では、こちらの2つの観点で優先順位を決定していくそうです。
１．パレートの法則
２．緊急重要性マトリックス
１．パレートの法則
20：80の法則とも言われますが、2割の要素が、全体の8割を生み出しているという経験則のことです。
例えば、
・商品の売上の8割は、全商品のうち2割の商品で生み出している
・Webサイトは、2割のページにサイト全体の8割のアクセスが集中する
・企業の売上の8割は、全従業員のうちの2割の従業員で生み出している
・仕事の成果の8割は、費やした時間全体の2割の時間で生み出している
普段の生活でもこのパレートの法則が当てはまるのですね。
パレートの法則、私の実体験で言うと、読書です。
アタックス入社当時、私は1日に1冊本を読むということをしていました。
1日に1冊本を読む、、簡単そうに聞こえますが、読書以外にも覚えること、やらなくてはいけないことがあります。継続して毎日していくには工夫が必要でした。
この取り組みをしていくなかで、確実に読書ができる、通勤時間でどれだけ読めるか、がポイントになることが次第に分かってきました。
そこで「本の読み方を改善する」ということをしました。
以前の私は、最初から最後のページまでじっくり読むということをしていました。
それを、まずは目次を読み、ある程度こんなことが書いてあるかな？と枠組みを理解してから本文を読むように変えました。
それをするだけで、読書スピードが格段にあがり、安定的に通勤時間内で1冊の本を読み切ることができるようになりました。
パレートの法則で言う2割が「目次を読む」ということですよね！
全部、完璧にやることも大切ですが、その分、時間かかってきてしまいます。そうなると、時間内に終わらなくなってしまいます。
このパレートの法則を知っていれば、どこに注力すればいいのかメリハリをつけることができますよね！
２．緊急重要性マトリックス
優先順位をどうやってつければいいのか、先ほどはパレートの法則をお伝えしました。
では、具体的どうやって2割と8割を区別していけばいいのでしょうか？
インバスケットでは、緊急度と重要度の2軸で考えていきます。
緊急度・・時間軸
重要度・・影響度（損失・範囲）
の2軸です。
損失とは、その仕事をしなかったことで失われもの、範囲とは、誰にどこまで影響が及ぶのかということです。
それを2軸にまとめるとこのような表になります。
（出典：株式会社インバスケット研究所）このように4つの領域に分かれます。みなさんなら、どの領域を優先して処理されますか？
私を含め、ほとんどの方がA領域と判断されるのではないでしょうか。
それぞれの領域を詳しい内容にあらわすとこのようになります。
（出典：株式会社インバスケット研究所）こうしてみるとA領域の締切直前のタスクは、B領域を放っておいた結果だということが分かります。
ですので、応急処置であるA領域の対応をしつつ、いかに本質的な問題のB領域に時間を割くのかが重要ということですね！
インバスケット流、優先順位設定の考え方とは、この部分を決めていくことなのです！
みなさんにとって、B領域にはどんな仕事が当てはまりますか？
そして、B領域に時間がさけていますか？
緊急で重要な仕事ばかりだと、D領域に逃げたくなる時もあります。
しかし、A領域、B領域を優先的に処理していくことが大切なのですね。
営業活動での優先順位は？
これまで、優先順位をどのように設定するのかお伝えしてきました。
では、営業の仕事において優先して行わないといけないものはどんなことでしょうか？
それは、「お客様のところに訪問する」ことですよね。
ドラッカーは「経営者の条件」という書籍の中で“成果が存在する唯一の場所は外の世界である”と述べています。
成果というのは、社内ではなく、社外にあるということですよね。
先ほどの緊急重要性マトリックスで、B領域にいかに時間を割いていくかが重要とお伝えしました。営業活動におけるB領域とは、水まき活動です。
水まき活動の大切さ
水まき活動とは、営業のセリングプロセスの1つです。
セリングプロセスとはこの4つのプロセスです。
１）種まき（ソーイング）：お客様を見つける行動、最初にコンタクトをとるプロセス
２）水まき（ウォータリング）：お客様に繰り返し接触する
３）収穫（ハーベスト）：商品説明、見積もりの提出、提案、クロージング
４）拡張（エクスパンション）：既存顧客からの信頼を拡大していく
ここでもあるように、水撒きはお客様に繰り返し接触をしていくことです。
日頃から、お客様と定期的な接点をもっているからこそ、予材資産をつくることができます。
目標を安定的に達成していくには、この水撒き活動にいかに時間をさけるかがとても重要ということですね！！
安定的に目標を達成するマネジメント手法「予材管理」！
予材管理では、KPIカウントシートを使って水まき活動の量と質をチェックしていきます。
予材管理のすべてによると、“KPIカウントシートは、主に「種まき」「水まき」の実施計画と結果を記録するためのシートです。”と述べられています。
会うべき先に定期的に訪問できているのかが、一目で分かります！
そのため、目先の目標達成に追われることなく、長期的に安定して目標を達成できるのですね。
予材管理をはじめているという、あなた！！
部下の方のKPIカウントシートをチェックして見てください。
行動予定の旗は立っていますか？
漏れなく訪問することができていますか？
そして、まだ予材管理をはじめていないという方！
2019年、ぜひ、予材管理を使ってみませんか。
お待ちしております！