予材管理とは

営業会議の進め方~「数・時間・参加者」を半分にして営業の生産性を上げる方法


営業目標を達成するために、営業活動時間を確保したい。だけど、月曜日の午前中は週次の会議、水曜日は進んでいる案件の報告会議、木曜日は就業後に次回の展示会のプロジェクト会議、そして金曜日の午後は週次の報告会議…というようにスケジュールのほとんどが営業会議で埋まってしまう。そんなことはありませんか?


職位が上がるほど出席しなければいけない会議が増え、プレイングマネジャーなのに営業する時間がないというマネジャーも少なくありません。


また「残業削減をしよう」「生産性を上げよう」と社を挙げて取り組んでいるにも関わらず、昔からやっている営業会議はそのまま…という企業がほとんどです。

そこで今回は、会議の「数」「時間」「参加者」を半分にし営業会議の無駄をなくしながらも、営業部が生産性を上げ組織で目標を達成する「脱会議」の方法をご紹介します。


無意味な営業会議、やっていませんか?

無駄な会議1:イベント会議

年に数回、支店長や各営業部の部課長が本社に一斉に集まるようなイベント会議をやってはいませんか?


イベント会議で行われることは、各支店や営業部の近況報告や来期の方針の発表などです。実際に会議内で議論されることは少なく、配布された資料の読み合わせであったり、わざわざ顔を合わせて話し合う必要のない議題がほとんどです。


無駄な会議2:進捗確認会議

営業の進捗を確認するために、課内の営業担当者が集まって毎週会議をしているなんてことはありませんか?


この会議で行われることは主に営業案件の進捗報告です。営業ひとりひとりが自分の担当顧客の状況や案件の進捗状況を報告していきます。


進行役であるマネジャーもはじめの1,2人には「その案件はこうした方が…」とアドバイスをするのですが、だんだんと時間に押され「そろそろ時間だな。あとの残った人の話は詳しく聞けなかったが、何かあったら相談に来てくれ」と締めくくってしまいます。


もしくは会議の終了予定時間が過ぎても営業全員の話をしっかり聞くのですが、待っている他の営業たちが飽きてしまっている…ということも少なくありません。


無駄な会議3:情報共有会議

大きな案件を獲得した成功事例や失敗事例、新商品の紹介などの情報を共有するために営業担当者を集めるようなことはしていませんか?


スマホがあれば外出先からでも情報を受け取れるこの時代に、リアルタイムでこれらの情報を共有する必要はあるのでしょうか。口頭で情報共有した内容は、20分で42%、1日後には74%を忘れてしまいます。


単なる情報共有であればPDFで営業部に共有したりグループウエアにアップして、いつでも必要なときに情報を取りにいけるようにした方が営業担当者自身も活用しやすくなります。


営業会議にコスト意識はありますか?

もちろん組織のメンバーが直接顔を合わせ、会議するメリットもあります。しかし「残業削減」「生産性向上」が叫ばれる中、いつまでも社内にとどまり肝心の営業活動ができない、営業会議のために残業をしているとなってしまっては本末転倒です。


また営業会議を開くにはコストもかかります。


会議時間中の人件費はもちろん、

・報告資料作り時間と人件費
・事前調整などメール処理のための時間と人件費
・議事録作成の時間と人件費
・会議室の使用料
・会議用情報システムの導入費用

など、さまざまな費用がかかってきます。以前、とある会社の会議コストを計算したところ、参加者10人・1時間の会議を月2回開催したときの年間のコストは144万円になりました。月に2回・1時間で144万円ですので、毎週長々と営業会議をおこなっている企業の場合はいくらになるのでしょうか。


営業会議の目的

では、営業会議は何のためにおこなうのでしょうか。


単なる営業活動の報告であれば、営業担当者とマネジャー1対1で十分です。また、会議冒頭にマネジャーが「今日はいつもどおり営業活動の進捗を確認したいのですが、A社とのアポイントがあり9時半には外出しなければいけないので、急遽内容を変更します。ちょうど本社からマーケティング部の本部長がいらっしゃっているので、次回の〇〇キャンペーンに関するお話を伺いたいと思います。それでは本部長、よろしくお願いします。」というように参加者の都合によって急遽、内容が変わってしまう営業会議も少なくありません。


つまり、会議の時間と参加者だけ押さえられていて、内容は後付けになっているケースが多く存在するのです。そのような営業会議は必要あるのでしょうか。


営業組織が組織全体で結果を出すために「誰が・いつまでに・何を・どれぐらい・どのような方法でやるのか」といった営業の行動計画を決め、実際の結果と予測の差を埋めるために改善するのがマネジメントの基本、営業会議でやるべきことになります。


脱・会議の手順

無駄な営業会議をなくし、営業組織の生産性を上げるためにやるべきことは3つです。


ステップ1:今やっている会議の棚卸しをする

現在、組織で行われている会議をすべて書き出します。

書き出す項目は、「会議名」「開催の頻度」「参加人数」「会議の目的」です。この時点で会議の重要度を考える必要はありません。部署やチームをまたいで開催されている会議も含め、すべて書き出しましょう。


ステップ2:会議を4つに分類する

書き出した会議を目的によって4つに分類していきます。分類する4項目は、「P(計画)」「D(実行)」「C(検証)」「A(改善)」。PDCAサイクルに沿って分類します。

営業会議は、営業活動のPDCAサイクルを正しく回すための道具です。よって今、やっている会議がPDCAのどれにあたるのかをはっきりさせていきます。


ステップ3:不必要な会議をやめる

ステップ2の分類をもとに、不必要な営業会議を止めていきます。(なくすべき営業会議の判断基準は次項以降でご紹介します。)

また放っておくといつの間にか止めた会議が復活していたということがないよう、会議を承認制にします。会議を気軽に開けなることに不安を感じる方もいらっしゃるかもしれません。しかし営業会議がなくても部下の進捗状況を確認したり、アドバイスすることはできます。その方法も次項以降でご紹介いたします。


営業組織の生産性を上げる営業会議の進め方

営業会議を行う目的は、組織で営業活動のPDCAを正しく回すことです。よって「P(計画)」「D(実行)」「C(検証)」「A(改善)」の各項目で押さえるべきポイントがあります。


P(計画時)のポイント

プランニングで押さえておきたいポイントは3つあります。

1.一度決めたらぶれない。ぶれないために、真剣に議論する
2.中途半端な意思決定はしない
3.計画後、正しく検証するために4W2Hなど、定量表現を使う

プランを立てるということは、「TODO(ノルマ・やるべきこと)」と「期限」を決めることです。そしてTODOは後でチェックできるよう「定量表現」するようにしましょう。


「提案の質を上げる」「お客様にしっかりキャンペーンを案内する」といったものではいけません。このようなTODOでは、部下たちが計画通りにやっているかをチェックすることもできません。またどのような状態になったら組織として結果が出たかを客観的に判断することができません。


プランが曖昧だとPDCAのA、改善はできません。「いつからいつまでに」「誰が」「何を」「どのくらい」やるのかをはっきりさせることが大切です。


D(実行時)のポイント

Pで計画した行動計画を実行します。ここでのポイントは決めたことを「100%やり切る」ということです。


行動計画を「100%やり切る」か「99%で終えるか」には1%以上の差があります。行動計画を9割やったからと言って、数字も9割取れると考えるのは危険です。何をやっても9割で満足する人は、プロセスの数だけ0.9をかけた結果しか出すことができません。


もし営業担当者が行動計画を100%やり切るようになれば、会議で進捗を確認する必要はなくなります。また100%やり切るために、部下からの報連相が増えるので全員が集まって情報伝達する必要もなくなります。


C(検証時)のポイント

「脱会議」で真っ先にやめるべき会議は、営業の進捗状況の報告や確認を行うことを目的とした会議です。


営業活動状況の確認や把握は、SFAやExcelなどのツールや資料で十分です。営業担当者が自分の活動状況を資料にまとめ、A(改善)の会議前に参加者が事前にチェックしておきます。ですので、会議時に確認用の資料を配布する必要もありません。


確認の作業は資料を使って会議前に行い、定期的に行う会議は「A」だけを行う。そうすることで会議の数も時間も半分以下にすることができます。


A(改善時)のポイント

最も重要な営業会議がこの改善会議です。「P」で営業の行動計画をプランニングしたら、「D」で各営業担当者が計画を100%やり切り、簡潔な会議資料で状況を検証「C」し、定期的な営業会議で改善「A」を話し合う。この流れが無駄な会議を止めた後の営業会議の流れです。


改善会議のポイントは2つ。

1.会議前にプラン時の目標と現状のギャップを把握しておく
2.ギャップを埋めるための改善案を事前に提出する

改善案を考えるためには、会議の参加者からアイデアを出してもらうことが大切です。しかしこのアイデアは毎回、すぐに出てくるとは限りません。アイデアが出ず議論が進まなかった、そうなってしまったら参加者の時間が無駄になってしまいます。


この状態を避けるためにも、改善のアイデアは事前に提出していただき、営業会議の場ではアイデアを深めていくというように切り分けが大切になります。


予材管理で営業活動のPDCAを回す

予材管理とは、目標の2倍の営業材料(予材)をあらかじめ仕込むことで、営業目標を最低でも達成しようという営業マネジメント手法です。


予材管理では、予材管理シートというツールを使って営業活動状況をシンプルに見える化するので、部下の活動状況や行動計画がひと目でわかるだけでなく、問題の特定や改善プランの作成に役立てることができます。


予材管理オフィシャルサイトではこの予材管理シートと予材管理を使った営業活動のPDCAの回し方をご紹介した資料を無料で配布しております。こちらからダウンロードいただけますので、ぜひご活用ください。